Sistemas de Administración de Almacenes (WMS)

Los sistemas de administración de Almacenes, o WMS, se han popularizado mucho en los últimos años, a la vez que han sufrido grandes cambios. En este artículo me voy a referir a algunos aspectos de estos sistemas que muchas veces generan confusión, y que los proveedores de estos sistemas no siempre ayudan mucho a aclarar. Las preguntas que voy a tratar de responder son: ¿Qué es un WMS? ¿Quiénes necesitan un sistema WMS? ¿Cuáles son las dificultades de implementar un WMS? ¿Cómo se relaciona con otros sistemas que puede haber en la empresa, o fuera de ella? ¿Como se selecciona un sistema WMS?.

 

¿Qué es un WMS?

Es simplemente un sistema de información especializado para apoyar la gestión de las bodegas. Los WMS partieron como sistemas bastante simples, que administraban la información de todo lo que entra y sale de la bodega, y donde se almacena. La funcionalidad básica consiste en apoyar el picking (recolección de los ítems pedidos), la reposición y el almacenamiento. Un sistema WMS ayuda a responder preguntas como: ¿dónde están los productos que necesito para preparar el pedido que me llegó? ¿Cuándo es necesario reponer el stock de cada uno de mis productos? ¿Dónde debo guardar los productos que me llegaron? En los últimos años los WMS han evolucionado mucho adquiriendo cada vez más funcionalidades hasta convertirse en verdaderos sistemas ERP focalizados en la bodega.

¿Quiénes necesitan un sistema WMS?

En general cualquiera que tenga una bodega relativamente compleja. Sólo empresas que tienen bodegas muy simples, con poco movimiento y pocos SKUs (Stock Keeping Units), no necesitan este tipo de sistemas. Bodegas más complejas, que usan por ejemplo, almacenamiento caótico, en que el sistema determina donde se almacenan los productos, necesitan un WMS. Una bodega que usa almacenamiento organizado, donde hay ubicaciones predeterminadas para almacenar los distintos productos, podría no tener que recurrir a un WMS, siempre y cuando las ubicaciones predeterminadas no se vieran sobrepasadas en ningún momento. Esto requiere, en general, que la bodega use el espacio en forma relativamente ineficiente y que las condiciones sean muy estables en el tiempo. Cuando las condiciones son muy cambiantes y/o es necesario ser muy eficiente en el uso del espacio de la bodega, se requiere un WMS para asignar las ubicaciones de los ítems a almacenar y para poder recuperarlos posteriormente.

Las bodegas que deben preparar órdenes muy complejas, con un alto número de SKUs distintos, también requieren un WMS para apoyar el picking. Cuando se automatizan operaciones de la bodega, también es necesario usar un WMS compatible con el sistema de automatización. Las funcionalidades de los WMS se han ido haciendo cada vez más sofisticadas. Algunos sistemas permiten optimizar las operaciones que consumen más recursos, como las de picking y de reposición. Por ejemplo pueden utilizar áreas de la bodega, de más fácil y rápido acceso para almacenar los productos más demandados. También pueden asignar las listas a los operarios de manera que minimicen la distancia que tienen que caminar dentro de la bodega. Más aún, pueden determinar cuáles son los productos que deben ser almacenados en las áreas preferenciales. Es decir, en base a las estadísticas que el mismo sistema va recolectando, puede determinar cuáles son los productos más solicitados.

También pueden utilizar luces para guiar a los operarios (pick-to-light) o incluso instrucciones verbales para indicarles donde están los productos que debe encontrar. Esto puede mejorar en forma notable la exactitud del picking con respecto a un sistema donde solamente se dan las coordenadas. Hay que considerar que en general los operarios que trabajan en una bodega tienen un bajo grado de capacitación, y muchas veces resulta difícil motivarlos.

Los sistemas WMS también pueden apoyar distintas formas de hacer picking, como picking por zona, por oleada, por lote, etc. En el picking por zona, por ejemplo, el sistema separa los ítems de una orden en subordenes para cada uno de los operarios con los ítems de la orden que están en su zona de la bodega. Posteriormente apoya la consolidación del pedido. También puede programar las operaciones de picking para que las órdenes estén listas en el momento apropiado, que es cuando el camión está listo para recibir la carga, o juntar ítems de distintas órdenes para mejorar la eficiencia del picking.

¿Cuáles son las dificultades de implementar un WMS?

La primera dificultad es el costo de un WMS, que puede ser bastante alto. También su implementación puede ser bastante compleja ya que requieren mucha información que muchas veces no está disponible en la empresa. Por ejemplo es muy importante conocer las dimensiones de las cajas u objetos que es necesario almacenar en la bodega, para saber si es posible colocarlos en determinadas ubicaciones. Por lo mismo también es necesario tener las medidas de cada una las ubicaciones disponibles para el almacenamiento. Otra información que puede ser necesaria es el peso de cada ítem, si se puede apilar, si se puede almacenar junto con otros productos, etc. Cualquier error en los datos puede producir problemas, como la subutilización del espacio de la bodega o, peor aún, la imposibilidad de almacenar un ítem en la ubicación indicada por el sistema.

Otra dificultad es la implementación de los sistemas tecnológicos que requiere el WMS. Por ejemplo el uso de radio para comunicarse con los aparatos portátiles que usan los operarios, o de algunos sistemas que apoyan el picking (pick-to-light por ejemplo). También puede ser complejo implementar la forma de capturar la información. ¿Se va a usar códigos de barra o chips RFID? ¿Van a haber ingresos manuales? También las conexiones con los sistemas existentes pueden resultar difíciles y caras de llevar a cabo, dependiendo de la compatibilidad entre el WMS y los sistemas de la empresa.

Por último, la capacitación de los operarios puede ser compleja, especialmente si se requiere un cambio de cultura importante. Muchos sistemas WMS hacen supuestos sobre el comportamiento de los operarios, que a veces no se cumplen. Por ejemplo, que el operario va a colocar el producto en el lugar que le indicó el WMS. A veces por comodidad, o por que no resulta fácil (puede ser un objeto pesado que tiene que ser colocado en altura, sin el equipo adecuado), el operario decide almacenar el producto en otra ubicación sin indicárselo al sistema. Es necesario que los operarios entiendan que esto no se puede hacer en una bodega compleja, que son las requieren los WMS.

¿Cómo se relaciona el WMS con otros sistemas que puede haber en la empresa, o fuera de ella?

Los WMS necesitan conectarse con otros sistemas tanto dentro como fuera de la empresa. En algunos casos se pueden traslapar sus funcionalidades, como típicamente ocurre cuando interactúan con un sistema ERP. En los últimos años ha crecido la necesidad de que los WMS se conecten con sistemas de otras empresas, en particular con los de sus clientes y de sus proveedores. Esto puede ser muy importante para implementar un VMI (Vendor-Managed Inventory), por ejemplo. De hecho, los WMS están extendiendo su funcionalidad a lo largo de la cadena de suministro y se están convirtiendo en Supply Chain Execution Systems. Es decir, en parte de un sistema de ejecución de la cadena de suministro donde se trata de coordinar las actividades que ocurren, tanto dentro de una empresa, como entre distintas empresas que participan en la cadena de suministro.

¿Cómo se selecciona un sistema WMS?

En general no es fácil, ya que hay que tomar una serie de aspectos en consideración. Uno de los más importantes es la compatibilidad con los sistemas de información existentes en la empresa. Es vital que el WMS pueda interactuar fluidamente con los sistemas de la empresa, y ojala también con los de los clientes y proveedores. Otro aspecto a considerar es la complejidad de la operación de la bodega. Hay muchas empresas que tienen varias bodegas o centros de distribución que necesitan interactuar entre sí. También depende de la cantidad de SKUs distintos que se manejan, y de la rotación de los productos. Hay bodegas que tienen algunos pocos SKUs que son el 90% del movimiento, por lo que es conveniente darles prioridad en el almacenamiento. También algunas bodegas pueden tener políticas de servicio al cliente que las obligan a despachar a una cierta hora. Por ejemplo, que todas las órdenes recibidas antes de las 6 de la tarde tienen que despacharse al otro día en la mañana. Si el número de órdenes recibidas es muy grande, se requiere de un muy buen WMS, entre otras cosas, para poder cumplir la política de la empresa.

Otro aspecto que puede ser importante es si la empresa tiene operaciones en distintos países. Esto puede llevar a preferir un WMS con presencia global. También si hay un alto grado de automatización en la bodega, esto puede limitar bastante la selección de un WMS.

Como se puede ver, los WMS pueden ser bastante complejos, tanto como las operaciones de las bodegas que deben ayudar a gestionar. Por esto es importante que la decisión del WMS a utilizar debe ser tomada en conjunto con la decisión de la forma en que va a operar la bodega. Si bien algunos WMS permiten bastante flexibilidad, es mejor tratar de elegir un WMS optimizado para la forma en que se piensa operar la bodega que a su vez, debiese ser la óptima para los requerimientos que deberá satisfacer la bodega.

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